Tradycyjny list z fakturą

Mimo prognoz mówiących o tym, że dokumenty wysyłane pocztą elektroniczną (takie jak faktury czy wezwania do zapłaty) staną się powszechnym procederem, wydaje się, że nowoczesne rozwiązania nie są w stanie wyprzeć i zastąpić starych metod. Czyżby śmierć druku znowu zapowiedziano przedwcześnie? To pytanie, które zadaliśmy przedstawicielom firm dystrybuujących maszyny kopertujące i inne urządzenia do obsługi korespondencji, specjaliście z działu administracyjno-gospodarczego Zarządu Zasobu Komunalnego, dyrektorowi personalnemu firmy działającej w branży metalowej, dyrektorowi Biura Obsługi Klienta firmy specjalizującej się w skutecznych rozwiązaniach dla e-biznesu oraz przedstawicielowi jednego z polskich banków spółdzielczych.

Nieufność ze strony nadawcy, jak i adresata, nieczytelność procedur związanych z e-fakturowaniem i dokumentami dystrybuowanymi w formie elektronicznej, konieczność wprowadzania nowych technologii pociągająca za sobą zmianę systemu księgowania oraz zatrudnienie wykwalifikowanych informatyków, a w końcu ryzyko awarii sprzętu komputerowego - to główne, choć nie jedyne problemy związane z e-listami.

- Minusy, z jakimi należy się liczyć prowadząc e-dokumentację sprawiają, że nie postrzegamy korespondencji elektronicznej jako zagrożenia dla firm dystrybuujących maszyny kopertujące. Podstawą jest nieufność społeczeństwa wobec Internetu – ludzie uznają za pełnoprawny taki dokument, który jest wydrukowany, podpisany, opieczętowany i najlepiej dostarczony do rąk własnych przez listonosza. Oczywiście mowa o fakturze czy wezwaniu do zapłaty, gdyż tradycyjna wymiana informacji w formie e-maili jest sprawdzona i skuteczna – mówi Piotr Trawa z poznańskiej firmy Printcom dostarczającej maszyny kopertujące marki Hefter. I dodaje: - Osobiście będąc przedstawicielem młodego pokolenia i będąc wychowanym w dobie pisania e-maili, nie akceptuję faktury przysłanej drogą elektroniczną. Po pierwsze - chcę mieć ją wydrukowaną – a po co mam to robić, jeżeli jest to obowiązkiem np. gazowni. Po drugie – otrzymując dziesiątki e-maili dziennie – ważnych, jak i spamów - nietrudno przeoczyć ważną korespondencję. Po trzecie – przeoczywszy otrzymanie faktury nie zapłacę jej w terminie – co z kolei implikuje dalsze problemy, zarówno dla mnie, jak i wystawcy faktury.

Z systemu e-faktur korzystała firma Termotech, jak skomentował jej przedstawiciel, Piotr Toboła: - Głównym problemem okazał się termin płatności. Przy e-fakturach odsetek tych przeterminowanych wzrósł o ponad 45%. Ludzie nie traktują faktury przesyłanej w formie elektronicznej poważnie, nie uważają jej za wiążący dokument. System się nie sprawdził i wróciliśmy do tradycyjnego sposobu wysyłania faktur.

Printcom