Nowy system elektronicznego obiegu dokumentów
Aplikacja SEOD jest zaprojektowana do wspomagania w szczególności takich obszarów jak zakupy, urlopy, nieobecności czy delegacje. Może służyć także do wsparcia procesów w obszarze działalności operacyjnej, np. obsługa ofert, umów, zleceń fakturowania oraz pozostałej dokumentacji niefinansowej.
- Ideą, która przyświecała nam w trakcie projektowania systemu Asseco Softlab SEOD, było stworzenie rozwiązania optymalizującego i upraszczającego obieg danych. Digitalizacja tradycyjnych dokumentów papierowych to dla przedsiębiorstw sposób na znaczące ograniczenie kosztów, oszczędność czasu oraz redukcję pomyłek – mówi Cezary Maciejewski, Dyrektor ds. Asseco Softlab ERP w Asseco Business Solutions S.A.
Program Asseco Softlab SEOD umożliwia rejestrowanie oraz akceptację potrzeb zakupu materiałów, surowców oraz usług generowanych w całym przedsiębiorstwie. Zapotrzebowania mogą być dowolnie kategoryzowane. Od ich kategorii zależy dalsza ścieżka akceptacji i realizacji. System pozwala na rejestrowanie faktur zakupowych oraz akceptację dokumentów zakupu spływających do firmy. Faktury mogą być rejestrowane w dowolnej lokalizacji (raz wprowadzone do systemu SEOD wraz ze skanem oryginału) i już dalej w formie elektronicznej podążają do osób akceptujących. Na ostatnim etapie obróbki faktury zakupowej jest ona weryfikowana i automatycznie księgowana. Aplikacja oferuje również funkcjonalność związaną z rejestrowaniem oraz akceptacją wniosków urlopowych pracowników.
System jest wyposażony w szereg mechanizmów usprawniających obieg dokumentów w firmie. Wśród nich znajduje się m.in. mechanizm powiadamiania poprzez email o dokumentach oczekujących na obsługę oraz mechanizm przypominania, polegający na wysyłaniu (mailem, sms-em) przypomnienia o nieterminowości obsługi lub akceptacji dokumentów.
Korzyści z wdrożenia Asseco Softlab SEOD:
- Zwiększenie szybkości i jakości obiegu informacji – możliwość obsłużenia zdarzenia biznesowego w ciągu kilku minut, także w przedsiębiorstwach o złożonej strukturze i rozproszonych miejscach prowadzenia działalności
- Zwiększenie wydajności pracy – eliminacja wielu powtarzających się czynności, radykalnie ograniczająca koszty realizacji procesów
- Brak kosztownych, podatnych na zniszczenie oraz zagubienie, dokumentów papierowych w obiegu - oszczędność kosztów materiałów (papier, toner, drukarki), prac administracyjnych, wysyłki (poczta, kurier) i archiwizacji (miejsce składowania, infrastruktura)
- Zapewnienie mechanizmu bieżącej kontroli budżetów kosztowych firmy
- Optymalizacja kosztów zakupu materiałów i usług poprzez centralizację i agregację zapotrzebowań w ramach całego przedsiębiorstwa
- Pełna integracja danych – system integruje najważniejsze słowniki danych przetwarzanych w przedsiębiorstwie
- Dostępność – dzięki zastosowaniu techniki WWW moduł jest dostępny z dowolnego komputera wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa. Również w podróży, dzięki aplikacji iSoftlab, możliwe jest aktywne uczestniczenie w realizacji spraw firmy
- Bezpieczeństwo – dzięki zastosowaniu protokołów szyfrujących (https) dostęp do systemu i przetwarzanych danych jest chroniony przed nieautoryzowanym dostępem
- Niezależna archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej – bezpieczne i niezależne dodatkowe repozytorium dokumentów
Rozwiązanie SEOD może być dostępne poprzez przeglądarkę internetową, bez konieczności instalowania na stacjach roboczych dodatkowego oprogramowania. Dla często podróżującej i przebywającej poza biurem kadry menedżerskiej dostępna jest także wersja systemu działająca na telefonie komórkowym. Powiadamianie i kontrola terminowości realizacji spraw mogą odbywać się poprzez pocztę elektroniczną lub SMS-y.
Agata Mierzwińska-Kurto,
Asseco Business Solutions S.A.
Foto Asseco BS
