Powody, dla których firmy decydują o wdrożeniu specjalistycznego systemu informatycznego w obszarze magazynu są zazwyczaj podobne: rozbudowa powierzchni magazynowej, coraz większa liczba operacji do obsłużenia, rosnąca złożoność procesów czy określone wymagania konkretnego klienta. Przedsiębiorstwa mocno różnią się natomiast w kwestii podejścia do procesu wdrożenia, jak i doboru jego priorytetów. Tym niemniej, wdrożenie nowego systemu informatycznego dla magazynu, sprowadza się zazwyczaj do wyboru pomiędzy modułem magazynowym wykorzystywanego w firmie systemu ERP (Enterprise Resource Planning) a samodzielnym, wyspecjalizowanym systemem zarządzania magazynem WMS (Warehouse Management System).

 

Z punktu widzenia posiadanych możliwości, systemy WMS wykazują zazwyczaj zdecydowaną przewagę. Można powiedzieć, że pod względem oferowanych funkcji system WMS zawiera wszystkie elementy modułu magazynowego ERP, rozszerzając je ponad to o dodatkowe opcje, zwłaszcza z obszaru operacyjnego zarządzania magazynem. Użytkownicy systemów WMS, najczęściej zwracają uwagę na następujące przewagi systemów zewnętrznych, uzupełniających system ERP:

• Większa elastyczność w stosunku do systemów ERP – systemy WMS dają większe możliwości ich dostosowania do specyfiki danego magazynu. Procesy magazynowe mają unikalny charakter dla każdego zakładu, w związku z czym, ich odwzorowanie w systemie informatycznym, praktycznie za każdym razem, wiąże się z koniecznością modyfikacji tego oprogramowania. Dostawcy rozwiązań WMS zazwyczaj oferują znacznie więcej w zakresie modyfikacji i konfiguracji systemu.
• Bieżące, procesowe zarządzanie magazynem – wgląd w szereg wskaźników operacyjnych, takich jak aktualna liczba: aktywnych pracowników, pracujących wózków, realizowanych dostaw, wolnych miejsc magazynowych, wysyłek w realizacji czy ilości nośników w dostawach z produkcji.
• Lepsze wsparcie dla technologii mobilnych.
• Realizacja zasad FIFO, LIFO, FEFO – w systemach ERP reguły te maja zazwyczaj charakter księgowy.
• Możliwość dzielenia zleceń na różne strefy.
• Konsolidacja wysyłek.
•  Praca w oparciu o dokładne wymiary i masy jednostek opakowań towaru.
• Rozbudowane algorytmy optymalizujące, pozwalające m.in. podjąć najlepsze decyzje w zakresie wyznaczenia miejsc składowania czy przebiegu zbiórki. Dzięki analizom prowadzonych w magazynie procesów kompletacji, możliwe jest na przykład takie dostosowanie rozkładu miejsc magazynowych, aby maksymalnie ułatwić i skrócić przeprowadzenie typowych dla danego obiektu zbiórek. System WMS dodatkowo wskazuje operatorom najkrótszą drogę dla wykonywanej zbiórki.
• Rzetelne informacje o rzeczywistych stanach magazynowych, pozyskane dzięki bieżącej inwentaryzacji w systemie WMS. System na bieżąco aktualizuje stany po zgłoszeniu uszkodzonych artykułów, zwrotach i reklamacjach oraz wszystkich ruchach na towarze.

Zaletą obsługi magazynu wyłącznie w systemie ERP, są najczęściej krótszy czas wdrożenia i mniejsza pracochłonność. System jak i jego dostawca są już firmie znani, co zwiększa przewidywalność współpracy i zmniejsza potencjalne ryzyko oporu ze strony przyszłych użytkowników systemu. Pewnym ułatwieniem jest także to, że moduł magazynowy będzie w takiej sytuacji już na wstępie zintegrowany z pozostałymi obszarami systemu ERP. Porównując dwie rozpatrywane możliwości, firmy tym mocniej powinny skłaniać się w stronę wyboru systemu WMS, im większe, bardziej złożone i specyficzne są ich potrzeby w obszarze magazynu.

 

Warto zwrócić uwagę, że oprogramowanie WMS to swoista dywersyfikacja ryzyka związanego ze zmianą systemu informatycznego. Im więcej działów danego przedsiębiorstwa obsługują moduły ERP, tym większe prawdopodobieństwo, że rosnące potrzeby któregoś z nich, wymuszą na firmie implementację nowego systemu ERP, dysponującego większymi możliwościami. WMS pozwoli wtedy wyłączyć newralgiczny obszar magazynu z chaosu, związanego z wymianą ERP.         

 

Na koniec pozostaje jeszcze kwestia kompetencji firm dostarczających rozwiązania informatyczne dla magazynu. Firmy dostarczające rozwiązań klasy WMS, zazwyczaj wykazują lepszą znajomość procesów magazynowych i logistycznych niż dostawcy ERP, dla których magazyn jest tylko jednym z wielu elementów systemu. Znajomość specyfiki procesów magazynowych, ma krytyczne znaczenie dla sprawnego i skutecznego wdrożenia systemu.     

Wybór systemu magazynowego to decyzja, która najczęściej na wiele lat wpływa na organizację pracy oraz jakość funkcjonowania magazynu jak i całej firmy. Warto zatem dokonać go rozważnie, dokładnie analizując obecne jak i potencjalne przyszłe potrzeby oraz cele przedsiębiorstwa.

 

Marek Wiązowski, Quantum Qguar