Sztuka optymalizacji

Punktem wyjścia każdego procesu logistycznego jest przyjęcie i właściwa obsługa zleceń, rozumiana jako ich przypisanie do wybranych zasobów. Błąd w postaci ich nieefektywnej alokacji – czyli ich niewłaściwy wybór oznacza dodatkowy koszt działań operacyjnych. Dla operatora kurierskiego efektywność dyspozycji przyjętych zleceń ma szczególne znaczenie w związku ze specyfiką tej branży – dużym udziałem zgłoszeń o charakterze ad-hocowym. O ile w zakresie organizacji pracy zespołów kurierskich na podstawie zleceń przyjętych dnia poprzedniego w branży KEP obowiązują już powszechne standardy, niepozostawiające wiele miejsca na wypracowanie istotnej przewagi konkurencyjnej, o tyle w obszarze właściwej obsługi bieżących zleceń pozostaje nadal dużo miejsca na działania optymalizacyjne. Zlecenia ad-hocowe stanowią wyzwanie bowiem zmuszają operatorów do reorganizowania pracy swoich zespołów terenowych na bieżąco, w czasie rzeczywistym. Właściwy wybór odpowiedniego zasobu – na podstawie czynników takich jak: natężenie ruchu, czas przejazdu, gwarantowane godziny podjęcia/doręczenia czy choćby organizacja ruchu drogowego w terenie – jest zadaniem trudnym, któremu sprostać może tylko zaawansowana technologia.

Rozwiązanie informatyczne, zaprojektowane z myślą o optymalizacji czynności związanych z dyspozycją zleceń w celu podniesienia efektywności pracy zespołu kurierskiego powinno umożliwiać:

1. Optymalizację obszarów działania kurierów – przez podzielenie obszaru operacyjnego firmy kurierskiej (np.: obszar miasta) na odrębne regiony, do których przypisani zostają konkretni kurierzy na podstawie danych o:

• liczbie i lokalizacji wysłanych przez klientów oczekujących zgłoszeń;
• rodzajach przesyłek oczekujących na odbiór (gabaryty, waga);
• dostępności lokalizacji, w których oczekują zgłoszenia (natężenie ruchu);
• średnim czasie realizacji zgłoszenia (podjęcia/doręczenia przesyłki).

2. Wybór najlepszego kuriera do realizacji zlecenia ad-hoc – na podstawie analizy danych zlecenia oraz danych geolokalizacyjnych:

• bieżącej lokalizacji wszystkich kurierów pracujących w terenie;
• szacowanego czas przejazdu do wskazanej lokalizacji;
• aktualnych planów dnia kuriera (harmonogram czynności, listą zleceń podjęć i doręczeń przesyłek);
• rodzaju przesyłki oczekującej na podjęcie;
• rodzaj usługi (priorytet, np.: przesyłki ekspresowe).

System informatyczny wykonuje powyższe czynności w oparciu o dane wysyłane w czasie rzeczywistym przez urządzenia mobilne, w jakie wyposażeni są kurierzy pracujący w terenie. Za sprawą skomunikowania systemu z siecią urządzeń mobilnych, w jakie wyposażeni są kurierzy, możliwe staje się:

• grupowanie zleceń według lokalizacji lub standardu usługi (terminu/godziny doręczenia) i kolejkowanie ich w postaci planu pracy każdego kuriera, wysyłanego na urządzenie mobilne;
• podgląd lokalizacji wszystkich kurierów na mapie oraz odczyt informacji o ich dostępności;
• automatyczna ocena dyspozycyjności Kurierów (na podstawie bieżącej lokalizacji oraz stanu realizacji dotychczasowych zleceń);
• Automatyczne określenie najbliższego terminu, w jakim możliwa będzie realizacja zlecenia ad-hoc i powiadomienie o tym Nadawcy;
• Wysyłanie pełnych danych zlecenia do mobilnego terminalu kuriera do zatwierdzenia;
• Automatyczne przekierowanie zleceń odrzuconych do innego kuriera;
• Weryfikacja powodów odrzucenia zlecenia;
• Podgląd stopnia realizacji wszystkich przypisanych zleceń (per kurier) w czasie rzeczywistym;
• Przesyłanie danych w czasie rzeczywistym do systemu raportowego/analitycznego.

Wdrożenie powyższego rozwiązania wiąże się z licznymi korzyściami po stronie firmy kurierskiej. Terminowość doręczeń przesyłek ulega podniesieniu w związku z optymalizacją kolejkowania Zleceń i przypisywania ich do „najefektywniejszych” kierowców. Ponadto otrzymane od Klientów zlecenia do konkretnego kuriera ad-hoc są przypisywane efektywniej, co w konsekwencji minimalizuje straty związane z „pustymi” przejazdami w przypadku anulowania raz wystawionych Zleceń.

Autor: Jacek Zacharewicz, prezes Alfa Projekt