Droga przesyłki sądowej od nadawcy do adresata

Od 1 stycznia 2014 roku za dostarczanie przesyłek z sądów powszechnych i prokuratur odpowiada prywatny operator pocztowy, czyli Polska Grupa Pocztowa – a nie Poczta Polska. Co to oznacza dla zwykłego Kowalskiego? Jak wygląda procedura skutecznego doręczenia? Z jak dużym wyprzedzeniem sądy powinny nadawać korespondencję? Jakie udogodnienia przygotowała dla nadawców i odbiorców przesyłek Polska Grupa Pocztowa?

Jeśli chodzi o zasady odbioru awizowanych przesyłek to pozostają one bez zmian, czyli zarówno procedura doręczania, jak i awizowania funkcjonuje jak dotychczas. Wszystkich operatorów pocztowych – czy to PGP czy Pocztę Polską – obowiązują bowiem dokładnie te same regulacje.

Procedura skutecznego doręczenia, czyli kiedy przesyłkę z sądu uznaje się za dostarczoną i ile wcześniej sądy powinny ją nadawać

Przesyłkę z sądu może odebrać adresat tejże przesyłki lub osoba uprawniona do jej odbioru – na przykład dorosły domownik, przedstawiciel ustawowy czy pełnomocnik. Jeśli zatem sąd wysyła Kowalskiemu Janowi wezwanie na rozprawę, to przesyłkę może odebrać zarówno Kowalski Jan, jak i dorośli domownicy.

Jeśli z kolei doręczyciel nie zastanie ani Kowalskiego Jana, ani dorosłych domowników pod wskazanym na przesyłce adresem, to umieszcza w skrzynce oddawczej, na drzwiach adresata lub w innym widocznym miejscu pisemne zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki, tj. awizo przesyłki. Na awizo znajduje się numer przesyłki oraz adres, dokładne godziny i dni funkcjonowania danego Punktu Obsługi Klienta. W tym miejscu warto nadmienić, że w przypadku odbioru przesyłki sądowej nie wystarczy już zwykłe upoważnienie, a pełnomocnictwo pocztowe. Kwestie pełnomocnictwa pocztowego regulują przepisy ustawy Prawo pocztowe.

Przesyłka w Punkcie Obsługi Klienta będzie czekać na Kowalskiego od 14 do 16 dni – w zależności od rodzaju postępowania. W tym czasie doręczyciel ponownie zjawia się pod domem Kowalskiego i dostarcza zawiadomienie powtórne. Przesyłki sądowe są awizowane dwukrotnie. Łączny termin na odebranie korespondencji wynosi 7 dni po pierwszym awizo i 7 dni po drugim awizo. Na druku zaznacza się, czy awizo jest pierwsze, czy powtórne.

Z jakim wyprzedzeniem należy więc nadać przesyłkę? Biorąc pod uwagę, że operator ma maksymalnie 5 dni roboczych na dostarczenie przesyłki lub zostawienie awiza, 14-16 dni przesyłka musi oczekiwać w punkcie pocztowym, a następnie operator ma 7 dni roboczych na zwrot oraz siedmiodniowy okres na powiadomienie stron - daje razem około 5 tygodni (ok. 37 dni). Sądy wysyłając korespondencję do stron postępowania powinny zachować terminarz pocztowy, czyli uwzględnić czas, jaki operator ma na doręczenie przesyłki w wypadku, gdyby odbiorcy nie było w domu lub odebrał ją w ostatnim dniu awizacji.

Bezpieczeństwo przesyłek, czyli panią z kiosku obowiązują te same zasady co panią z poczty

Usługi związane z obsługą korespondencji sądów powszechnych oraz prokuratur są świadczone w zgodzie z obowiązującymi przepisami, na podstawie których działają wszyscy operatorzy pocztowi w Polsce. Spełnienie wymogów formalnych i zapewnienie rękojmi bezpieczeństwa obrotu przesyłek jest normą. Co więcej, wszyscy operatorzy pocztowi, podobnie jak ich współpracownicy, są związani obowiązkiem zachowania tajemnicy pocztowej i korespondencji.

Pracownicy pocztowi przechodzą szereg szkoleń w zakresie obsługi korespondencji z sądów i prokuratur oraz ochrony danych osobowych i tajemnicy pocztowej, a także bezpieczeństwa obrotu pocztowego, stosując jednocześnie zasady właściwego wydawania i przechowywania przesyłek. Kwestie te normują zarówno odpowiednie przepisy prawa, jak i regulacje wewnętrzne poszczególnych operatorów pocztowych oraz podlegają szczególnej weryfikacji ze strony działów bezpieczeństwa realizujących funkcje kontrolne. Każdy pracownik pocztowy musi mieć pełną świadomość odpowiedzialności karnej za powierzone przesyłki.

Reasumując, bezpieczeństwo przesyłki sądowej jest w pełni zachowane.

Korzyści płynące ze zmiany operatora pocztowego

Jakie korzyści zyskuje cały system pocztowy w związku ze zmianą operatora? Wśród innowacyjnych rozwiązań, które wdraża PGP należy:

• system drukowania kodów R na korespondencji – jako dodatkowy, nadprogramowy i nieodpłatny element w ramach realizacji kontraktu na rzecz sądów powszechnych i prokuratur.
• możliwość generowania elektronicznych książek nadawczych, co pozwala na sprawny obieg informacji o przesyłkach oraz automatyzację procesu rozliczania i fakturowania.
• monitorowanie korespondencji niezależnie od typu przesyłki - śledzenie korespondencji w trybie online.
• całkowicie elektroniczny proces weryfikacji świadczonych usług – PGP posiada system GPS online w ramach nadzoru pracy doręczycieli i kurierów - pozyskane dane z książek nadawczych w formie elektronicznej umożliwiają weryfikowanie w czasie rzeczywistym pracy doręczyciela.

Wyższe standardy w procesie doręczania przesyłek, zmniejszenie liczby reklamacji oraz całkowicie elektroniczny proces weryfikacji świadczonych usług będzie możliwe właśnie dzięki innowacyjnym rozwiązaniom od dawna potrzebnym polskiemu rynkowe pocztowemu.

Źródło: PGP SA
Foto: PGP SA