Planowanie poziomu zapasów a zakupy
Zarządzanie zapasami to jeden z najważniejszych obszarów operacyjnych w logistyce.
Z jednej strony zapasy są niezbędne, ponieważ:
- zapewniają sprawny, ciągły przebieg procesów produkcyjnych, eliminują straty związane z przestojami oraz zmniejszeniem wielkości produkcji,
- zabezpieczają poziom obsługi klienta na określonym poziomie, a więc mają istotny wpływ na wizerunek rynkowy firmy,
- zabezpieczają przed nieprzewidzianymi zmianami popytu oraz czasu realizacji zamówień (dostaw),
- w niektórych przypadkach mogą wyeliminować bądź ograniczyć skutki zdarzeń nie do końca przewidywalnych takich jak np. gwałtowny wzrost cen, strajki lub inne wydarzenia o charakterze politycznym.
Plan_zapas.fot1.JPG
Z drugiej jednak strony zapasy wiążą kapitał, a także generują poważne koszty związane z ich utrzymywaniem. Takie między innymi jak koszty składowania, koszty operacji magazynowych, koszty energii, koszty osobowe i administracyjne. W niektórych przypadkach zapasy mogą angażować znacznie powyżej 50% aktywów przedsiębiorstwa. Zapasy zajmują również powierzchnię, drogą i deficytową w większości firm, którą można wykorzystać znacznie efektywniej w innych obszarach działalności .
Biorąc pod uwagę wszystkie omówione wyżej aspekty, polityka dotycząca zapasów jest bardzo istotnym elementem strategii przedsiębiorstwa oraz długookresowego planowania. Powinna również stanowić podstawową wytyczną dla wszelkich działań zakupowych, które w efekcie mają wpływ na poziom zapasów. Z punktu widzenia zarządzania procesem zakupów bardzo ważna jest identyfikacja czynników mających wpływ na tworzenie nadmiernych zapasów w firmie. Takim czynnikiem występującym po stronie dostawcy jest niepewność dostaw i związane z tym ryzyko wystąpienia braku bądź niedoboru zamawianych towarów. Może to być również ryzyko niedotrzymania ustalonego terminu dostawy. W takim przypadku firmy na ogół decydują się na zwiększanie poziomu zapasów, szczególnie jeżeli brak lub opóźnienie dostawy jest zagrożeniem dla ciągłości procesu produkcyjnego bądź realizacji dostaw do klientów.
Należy pamiętać, że przy dużej zmienności popytu, poziom zapasu bezpieczeństwa zaczyna gwałtownie rosnąć dla POK > 90%.
Dlatego rozsądnym rozwiązaniem jest usytuowanie struktury odpowiedzialnej za planowanie zapasów w pionie niezależnym np. pionie finansowym.
Zapasy powstają również wewnątrz przedsiębiorstwa i są związane z procesem produkcyjnym. Nadmierne zapasy w tym obszarze mogą wynikać m.in. z niewłaściwej konstrukcji procesu produkcyjnego oraz funkcjonowania tzw. wąskich gardeł. Rozpatrując czynniki mające pośrednio wpływ na gromadzenie zapasów należy również pamiętać o warunkach stawianych przez dostawców. Dotyczą one m.in.: minimalnej wielkości (wartości) zamówienia, jednostek opakowaniowych i załadunkowych, okresów ważności, czasów realizacji zamówień, stałych terminów zamówień i dostaw
Wszelkie procesy zakupowe związanie z planowaniem zapasów muszą brać pod uwagę opisane wyżej czynniki „zapasotwórcze” oraz być skoncentrowane na poszukiwaniu możliwości ograniczania ich wpływu.
Duża grupa tych czynników dotyczy naszych dostawców. Dlatego między innymi skuteczne zarządzanie dostawcami jest kluczowym zadaniem zakupów. I niestety często pod naporem „bieżących spraw” zaniedbywanym . Prawidłowy wybór, aktywna współpraca oraz systematyczna ocena dostawców w znaczny sposób ogranicza, a często redukuje niepewność dostaw praktycznie „ do zera”.
Również badanie rynku dostawców powinno być procesem realizowanym w sposób systematyczny i ciągły. Stworzenie bazy potencjalnych dostawców, nie tylko w skali lokalnej, może stanowić swoistą polisę ubezpieczeniową w przypadku niepewności dostaw. Dobrym rozwiązaniem są również kontrakty długoterminowe z dostawcami. Ich znaczenie w ostatnich latach zdecydowanie wzrasta. Stanowią one zazwyczaj wstęp do pogłębionej współpracy, w wyniku której można uzyskać dodatkowe korzyści – również te związane z gospodarką zapasami. Może to być zgoda na utworzenie zapasu bezpieczeństwa w magazynie dostawcy. Inne korzyści mogą dotyczyć uproszczenia procedury składania zamówień oraz skrócenie czasu ich realizacji , dostosowanie wielkości pojedynczego zamówienia do naszych potrzeb, realizacji dostaw awaryjnych .
W procesie optymalizacji poziomu zapasów można wykorzystać również bardziej zaawansowane formy współpracy z dostawcami takie jak: zarządzanie przez dostawcę zapasem magazynowym odbiorcy czy też realizacja dostaw w systemie just-in-time.
W procesach zakupowych związanych z zarządzaniem zapasami bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa. A następnie stosowanie zróżnicowanych procedur dla poszczególnych grup . Na przykład dla artykułów o strategicznym znaczeniu ważne jest: precyzyjne określanie potrzeb, dążenie do zawierania kontraktów długoterminowych z dostawcami (nie zawsze jest to możliwe), planowanie awaryjne oraz stałe monitorowanie zapasów. W przypadku artykułów o istotnym znaczeniu, ale obarczonych ryzykiem niepewności dostaw konieczna jest m.in. stała kontrola dostawców, utrzymywanie zapasów bezpieczeństwa oraz tworzenie i realizowanie planów poprawy sytuacji.
Zastosowanie matrycy ABC/XYZ opartej na regule Pareto (80/20) pozwala na dokonanie podziału zapasów w oparciu o dwa kryteria łącznie ( np. wartość zużycia w rocznym okresie oraz dokładność prognozy). Celem takiej matrycy jest przypisanie poziomu obsługi klienta dla poszczególnych grup, tak aby uzyskać maksymalny profit z ich sprzedaży, z uwzględnieniem ograniczonych środków na finansowanie zapasów magazynowych, oraz ograniczonej powierzchni magazynowej. W praktyce wykorzystuje się różne metody oraz kryteria dzielenia zapasów na grupy , które są wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji zakupowych związanych z planowaniem zapasów. Obecnie trudno sobie wyobrazić takie działania wykonywanie bez użycia profesjonalnych narzędzi wspomagających. Na rynku są jest dostępne specjalistyczne oprogramowanie wspierające zakupy oraz planowanie zapasu.
Andrzej Dąbrowski
Konslog
Fot Log4
