Artur Buła Managing Director Novacura Poland

Chcąc usprawnić działanie przedsiębiorstwa, należy spojrzeć na sposób jego funkcjonowania z dwóch perspektyw. Pierwsza z nich, systemowa, ukazuje zaplecze technologiczne firmy, czyli wszystkie działające w niej systemy informatyczne, które wspomagają zarządzanie działalnością. Druga to obraz tego, jak zachodzące w firmie procesy wyglądają w praktyce – w przełożeniu na konkretne działania każdego z pracowników. W idealnym świecie te dwie płaszczyzny powinny się na siebie nakładać i tworzyć dobrze funkcjonującą całość, ale, jak można się domyślić, w większości wypadków tak nie jest. Aby efektywnie wykorzystać bogate zaplecze technologiczne, trzeba zrozumieć mechanizm działania każdego systemu z osobna.

Odmrozić ERP
W każdej firmie istnieje zwykle kilka systemów, co wymaga stworzenia między nimi połączeń, dzięki którym będą się wzajemnie uzupełniały i w efekcie – funkcjonowały z większą korzyścią dla przedsiębiorstwa. Z kolei każde działanie pracownika powinno mieć swoje odzwierciedlenie w procesie w systemie ERP. Niestety, w systemach ERP i CRM te procesy są niejako „zamrożone” – system działa dokładnie w taki sposób, w jaki został zaprojektowany. Główne przebiegi są już w nim zaprogramowane.

Co jednak w sytuacji, gdy pojawi się potrzeba dokonania jakiejś zmiany lub opisania zupełnie nowego procesu? Nagle okaże się, że wprowadzanie zmian w sposobie funkcjonowania systemu to niełatwe zadanie. Aby to zrobić, konieczne byłoby przeprogramowanie całego ERP. Jest to bardzo kosztowne i czasochłonne zadanie, dlatego z tych właśnie powodów firmy zwykle nie decydują się na nie.

Pracownicy muszą więc poradzić sobie z ograniczeniami ERP i szukać sposobów na opanowanie procesów, które nie zostały zaprogramowane w systemie, a są im niezbędne do sprawnej komunikacji między działami. Najczęściej stosowanym przez nich narzędziem są arkusze programu Excel, które rozsyłają do siebie e-mailowo. Tak wygląda codzienność w działach logistyki wielu polskich przedsiębiorstw.

Tymczasem istnieje możliwość, by wyeliminować używanie Excela, e-maili, notatek na papierze i uniknąć całego zamieszania związanego z obiegiem tych nieoficjalnych dokumentów. Niewiele firm zdaje sobie sprawę z tego, że każdy system ERP można unowocześnić za pomocą zewnętrznej aplikacji do zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), która będzie stanowiła swego rodzaju nakładkę na już istniejący system. Nakładkę, ponieważ jest to element nieinwazyjny, który nie ingeruje w strukturę, a pozwala na uporządkowanie i zmiany w istniejących procesach lub opisanie nowych – w dowolnym momencie, gdy zaistnieje taka potrzeba.

Procesy krok po kroku
Aplikacje BPMS opisują i optymalizują procesy krytyczne, których nie da się umieścić ani zmienić w systemie ERP. Jak zostało wcześniej wspomniane, pracownicy jakoś radzą sobie z ograniczeniami narzucanymi przez ERP. Każdy ze stworzonych oddolnie, wynikających z ich potrzeby procesów można odtworzyć w wybranym systemie BPMS za pomocą odpowiednio rozpisanego diagramu. Aplikacje te dają więc możliwość zaprojektowania, a dosłownie narysowania i opisania krok po kroku każdego procesu, który do tej pory odbywał się poza systemem ERP.

Aplikację, która zawiera gotową mapę procesów, nakłada się na działające w firmie systemy. Jej prosty w obsłudze interfejs sprawia, że użytkownik nie musi przechodzić przez tak wiele etapów, jak to miało miejsce w systemie ERP, co dodatkowo pozwala w czytelny sposób zrozumieć zachodzące w firmie procesy.

Jakie korzyści przynosi sektorowi logistyki możliwość modelowania procesów i dlaczego akurat w tej branży jest to takie ważne? Przede wszystkim, dzięki swobodzie w dodawaniu i modyfikowaniu procesów zyskuje się możliwość dynamicznego reagowania na zmiany w biznesie. Ponadto, każdy z nich można dopasować do konkretnych przypadków (zgłoszeń, zdarzeń, opóźnień w dostawach) lub wydziałów w przedsiębiorstwie. Dokumentowanie procesów w systemie BPMS w obrazowej formie ułatwia też zarządzającym zrozumienie specyfiki funkcjonowania różnych jednostek w firmie. O wiele łatwiej bowiem zrozumieć daną czynność czy skomplikowaną procedurę, gdy cały schemat jej działania jest rozrysowany. Jest to również dobry moment na zastanowienie się, czy nie należy wprowadzić jakichś zmian. Dzięki elastyczności systemów BPMS będzie je można w dowolnej chwili nanieść.

Rozwiązania mobilne
Osoby decyzyjne powinny jednak przed wyborem i wdrożeniem omawianych rozwiązań zrobić dobry research, tzn. przeszukać ofertę rynkową, bowiem nie wszystkie dostępne rozwiązania są mobilne, a ta cecha aplikacji jest sprawą priorytetową w logistyce. Dlaczego? Skoro zależy nam na usprawnieniu tego działu i decydujemy się na zakup nowego rozwiązania, to niech będzie ono jak najbardziej aktualne i nowoczesne, tak by działało na wszystkich urządzeniach, z których na co dzień korzystamy – również tabletach i smartfonach.

Mobilny system BPMS znacząco zoptymalizuje działanie pracowników i pozwoli im natychmiast zareagować na zdarzenia. Przykładowo dokumentowanie na miejscu opóźnień w dostawach towaru przyspieszy realizację procedury ich zgłoszenia oraz zapewni szybką reakcję firmy i przekazanie informacji klientom. Ponadto mobilność daje użytkownikowi dostęp do aktualizowanych w czasie rzeczywistym danych z dowolnego urządzenia, na którym zainstalowano aplikację.

Przewidywanie na podstawie twardych danych
Niestety, tradycyjne systemy wykorzystywane w logistyce nie skupiają wystarczająco dużo danych dotyczących przepływu towarów. Rozwiązanie tego problemu stanowią nowoczesne aplikacje BPMS, które łączą procesy w różnych systemach i dzięki mobilności zapewniają stały dostęp do zawsze aktualnych informacji. Gromadzone są w nich szczegółowe informacje o tym, co i w jakiej ilości zostało wyprodukowane, jakich użyto do tego materiałów i jak przebiegał proces transportu w trakcie tworzenia i dostarczania towaru do klienta. Zbierane w systemie dane to wielka wartość dla firmy – umożliwiają nie tylko śledzenie historii produkcji i dostaw, ale przede wszystkim pozwalają przedsiębiorstwu na tworzenie graficznych analiz, dzięki którym można lepiej zrozumieć zachodzące prawidłowości i zacząć podejmować decyzje znacząco wpływające na funkcjonowanie firmy.

Kolejnym krokiem jest przewidywanie, co może się wydarzyć. Zbierane od dłuższego czasu dane pozwalają na przeprowadzenie analizy predykcyjnej, której wyniki będą podpowiadały, kiedy zabraknie miejsca w magazynach i co może być przyczyną opóźnień w dostawach. Jak wiadomo, budowanie przewagi rynkowej w sektorze logistyki odbywa się m.in. dzięki optymalizacji kosztów. Jeżeli, opierając się na wcześniejszych informacjach, wiemy o częstych opóźnieniach jednego z dostawców, możemy zrezygnować z jego usług zanim narazi on firmę na straty. Dzięki analizie predykcyjnej zyskuje się więc możliwość zareagowania z wyprzedzeniem na powtarzające się zdarzenia.

Płynna współpraca
Nie należy zapominać o podwykonawcach i dostawcach, od których terminowości i solidności zależy płynne funkcjonowanie działu logistyki. By uniknąć barier we współpracy z zewnętrznymi usługodawcami, należy uwzględnić ich we wszystkich procesach jeszcze na etapie planowania. Dostawca musi mieć możliwość łatwego wglądu w informacje dotyczące ilości dostarczanych elementów i miejsca poszczególnych punktów odbioru. Wspólna platforma pracy pozwoli na skrócenie przepływu tych informacji. Przekazanie podwykonawcom dostępu do aplikacji umożliwi wszystkim stronom pracę w oparciu o te same dane, co zminimalizuje ryzyko błędnych decyzji.

Technologie są dla ludzi i to one powinny dostosowywać się do naszych oczekiwań – nigdy odwrotnie. Aplikacje wspierające zarządzanie procesami dynamicznie reagują na potrzeby firm i pozwalają im na zbieranie większej ilości cennych informacji. Dzięki ich analizie można podejmować lepsze decyzje biznesowe i sprawniej zarządzać logistyką w przedsiębiorstwie. 

Artur Buła, Managing Director Novacura Poland
Foto: Novacura Poland