Czynniki zapasotwórcze w organizacji – jak je ograniczyć?
Niepewność dostaw
Czynnikiem występującym po stronie dostawcy jest niepewność dostaw i związane z tym ryzyko braku bądź niedoboru zamawianych towarów. Może to być również ryzyko niedotrzymania ustalonego terminu dostawy. W takim przypadku firmy na ogół decydują się na zwiększanie poziomu zapasów, szczególnie jeżeli brak lub opóźnienie dostawy jest zagrożeniem dla ciągłości procesu produkcyjnego bądź realizacji dostaw do klientów. Innym „zapasotwórczym” czynnikiem są warunki stawiane przez dostawców. Dotyczą one m.in.: minimalnej wielkości (wartości) zamówienia, jednostek opakowaniowych i załadunkowych, okresów ważności, czasów realizacji zamówień, stałych terminów zamówień i dostaw.
Wahania popytu
Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na poziom zapasów są duże wahania popytu po stronie odbiorców. Nadmierne zapasy wyrobów gotowych powstają często wskutek nacisków działu sprzedaży oraz ustalania poziomu obsługi klienta (POK) – definiowanego tutaj, jako zdolność do zaspokajania popytu zgłaszanego przez klientów - na zbyt wysokim poziomie. Najczęstsze wytyczne ze strony ekip sprzedażowych to „każde zamówienie Klienta musi być zrealizowane” – POK = 100%. Czy to jest możliwe? Czy stać nas na to? Liderzy rynku dążą do osiągnięcia POK na poziomie 95%, a maksymalny POK, jaki został osiągnięty przekracza nieco 98%.
Zapasy a proces produkcyjny
Zapasy powstają również wewnątrz przedsiębiorstwa i są związane z procesem produkcyjnym. Nadmierne zapasy w tym obszarze mogą wynikać m.in. z niewłaściwej konstrukcji procesu produkcyjnego, niedomagań systemowych lub organizacyjnych, występowania „wąskich gardeł”. Rozwiązaniem jest wykonanie mapowania procesu produkcyjnego oraz procesów mu towarzyszących, a następnie zamodelowanie i wdrożenie nowego procesu, który wyeliminuje zidentyfikowane nieprawidłowości.
Kryterium istotności zapasu
W procesach zakupowych związanych z zarządzaniem zapasami bardzo istotnym elementem jest podział zapasów według kryterium istotności dla przedsiębiorstwa, a następnie stosowanie zróżnicowanych procedur dla poszczególnych grup. Na przykład dla artykułów o strategicznym znaczeniu ważne jest precyzyjne określanie potrzeb, dążenie do zawierania kontraktów długoterminowych z dostawcami (nie zawsze jest to możliwe, ale jeśli nie spróbujemy, nie będziemy tego wiedzieć), planowanie awaryjne oraz stałe monitorowanie zapasów.
Narzędzie wspomagające
W praktyce wykorzystuje się różne metody oraz kryteria dzielenia zapasów na grupy, które są wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji zakupowych związanych z planowaniem zapasów. Obecnie trudno sobie wyobrazić takie działania wykonywanie bez użycia narzędzi wspomagających. Jednak każde narzędzie wymaga w pierwszej kolejności uporządkowania „własnego podwórka”. Bez wyczyszczenia danych, wdrożenia procedur postępowania przy zarządzaniu zapasami i zakupami, procedur wprowadzenia do obrotu artykułu i jego usunięcia, nie możemy mówić o wprowadzeniu narzędzia. Pamiętajmy, że narzędzie ma wspierać człowieka w podejmowaniu decyzji, a nie na odwrót.
Ośrodek planistyczny w strukturze firmy
Niebagatelną rolę w zarządzaniu zapasami odgrywa umiejscowienie ośrodka planistycznego w strukturze firmy. Najlepszym rozwiązaniem jest usytuowanie struktury odpowiedzialnej za planowanie zapasów i zakupów w pionie niezależnym od struktur, których działalność opiera się na zapasach, czyli na przykład w pionie finansowym.
Ze względu na złożoność kwestii czynników zapasotwórczych, firma Audytel S.A. uruchomiła inicjatywę edukacyjną pod tytułem Akademia Efektywności Operacyjnej. Eksperci bezpłatnie dzielą się swoim doświadczeniem z przeprowadzonych projektów. Doradzają jak racjonalnie planować zapasy, zwiększyć wydajność magazynu, a także obniżyć koszty operacyjne.
Rozwinięcie artykułu znajdziecie Państwo w Akademii Efektywności Operacyjnej. Zapraszamy do dołączenia pod adresem: https://www.audytel.pl/akademia-efektywnosci-operacyjnej/”
Krzysztof Miziński
