Kluczowym czynnikiem w wyborze umiejscowienia magazynu jest kompromis pomiędzy położeniem geograficznym (najbliżej jak to tylko możliwe siedziby firmy) i położeniem względem infrastruktury, która zapewni sprawny dojazd do obiektu w każdych warunkach pogodowych. Kompromis to tutaj kluczowe słowo, wszak niewiele nam da lokalizacja magazynu nieodpodal siedziby naszej firmy, podczas gdy żaden samochód powyżej 12 t nie będzie mógł się do niego dostać ze względu na ograniczenia. Nieefektywne na pewno będzie również znalezienie firmy posiadającej świetną infrastrukturą dojazdową, w miejscu zlokalizowanym na tyle daleko, że wizytacja czy kontrola będzie musiała zajmować managerowi cały dzień ze względu na dojazd. Oczywiście pierwszym krokiem po określeniu wstępnej lokalizacji magazynu jest sprawdzenie, czy procedury, których wymaga obsługa towaru są wdrożone u potencjalnego podwykonawcy (np.: określony poziom wilgotności dla składowania papieru czy cały szereg innych przeróżnych wymagań dla konkretnych branż). Jeśli operator spełnia wymagania pod tym kątem, możemy przejść do dalszych poziomów weryfikacji. Jeśli wolumen w znacznym stopniu stanowią jednostki ładunkowe paletowe jednorodne - znakomita większość firm zajmujących się tego typu usługami ma w tym doświadczenie. Pozostaje tylko kwestia skala tych operacji – czy jest to sto, tysiąc, dziesięć tysięcy, czy może więcej palet miesięcznie. Na pewno trzeba zasięgnąć informacji, jakie ilości jednostek ładunkowych paletowych jednorodnych magazyn ma w obrocie dla innych klientów i jak to działa do tej pory.

Nie jest tajemnicą, że najbardziej pracochłonnymi procesami w magazynie są procesy pakowania i kompletacji. I tutaj jest prawdziwe pole do popisu. Tutaj, analizując podejście techniczno-organizacyjne potencjalnego podwykonawcy, można ocenić czy jest w stanie podołać zadaniu logistycznemu czy nie. Przy dokonaniu oceny należy na pewno posiłkować się analizą wskaźników ilościowych i jakościowych, jakie przedstawiciele operatora powinni dostarczyć. Mam tu na myśli zakres zleceń kompletacji dla innych klientów, liczba wysyłanych materiałów w dobie średniej, możliwości wysłania materiałów w dobie szczytowej i inne. Zwróćmy uwagę na to, że im bardziej rozdrobniona kompletacja, tym lepszą organizacją pracy należy się wykazać. Bardzo często magazyny specjalizują się w obsłudze ładunków pochodzących z konkretnych branż. Skupiają wtedy produkty firm czasem mocno ze sobą konkurencyjnych. W takiej sytuacji magazyn powinien dysponować szeregiem procedur gwarantujących maksymalną poufność i bezpieczeństwo informacji, które ze sobą niosą obsługiwane materiały.

Wynajmując konkretną powierzchnię magazynową i korzystając z zasobów pracy operatora trzeba mieć pewność, że płacimy za dokładnie tyle miejsc paletowych, ile zajmujemy i za tyle operacji, ile zostało wykonanych na tych paletach. Naturalnie nikt nie będzie jeździł do magazynu i liczył miejsc, które zajmują jego palety. Wiadomo, że są one lokowane w różnych strefach. Dodatkowo mniej rotujące jednostki ułożone są w górnych rzędach regałowych, gdzie z poziomu posadzki nie ma możliwości optycznego rozróżnienia etykiet. Tego typu kontrole posiadanego stocku są istotne, niemniej niebywale ważnym czynnikiem jest przejrzystość elektronicznych raportów opisujących istniejący stan. Droga do tego jest nie jest trudna pod warunkiem, że od samego początku zwróci się na to uwagę. Istotna jest prawidłowa identyfikacja ilościowa i jakościowa towaru na wejściu. Daje to gwarancję, że dane, które pojawią się już w pierwszym raporcie ze stanu magazynowego będą prawidłowe i będą podstawą do prawidłowo wystawianych faktur.. To samo tyczy się raportów z przeprowadzanego konfekcjonowania raz, a nawet dwa razy dziennie, jeśli to konieczne. Dopasujmy tryb uiszczania opłat do naszych potrzeb. Istotne jest to czy kontraktujemy określoną stałą liczbę miejsc paletowych czy płacimy po prostu za tyle miejsc, ile akurat jest używanych. Na pewno drugi sposób jest z jednej strony korzystniejszy, z innej zaś bardziej ryzykowny, ponieważ może się okazać, że awizując towar w trybie pilnym dostaniemy odpowiedź, że możliwości powierzchniowe magazynu nie pozwalają na jego wpuszczenie w danym momencie, a jedynie za 2-3 dni, gdy inny klient zwolni część stocku. W takim okresie czasu zdarza się, że towar musi juz być na drugim końcu Europy. Mając zakontraktowaną stałą powierzchnię nawet, jeśli stopień jej wykorzystania nie jest maksymalny, ryzyko takiej sytuacji jest dużo mniejsze. Poza tym należy ustalić czy stała będzie cena za każde miejsce paletowe oferowane w regale, czy może koszt będzie uzależniony od wysokości jednostki ładunkowej paletowej (jłp). Ponadto trzeba uzgodnić za jaki czas składowania palety płacimy (paletodzień czy może ryczałtowa opłata płatna miesięcznie). Mówiąc o wynajmowanej powierzchni nie trzeba wspominać jak istotna jest jej rozgległość. W jej ustalaniu na pewno pomoże sposób formowania jłp. Możliwości są tak naprawde dwie – składowanie jłp jednorodnych lub zawierających kilka różnych artykułów. Rozwiązanie jest sprzężone przede wszystkim z aplikacją informatyczną, która jest używana w magazynie oraz z systemem pracy jaki jest tam przyjęty. Ponadto warto się również zastanowić czy będą nam potrzebne miejsca półkowe. Jeśli mamy w planie składowanie materiałów lekkich i gabarytowo małych, składowanie ich na palecie jest często bezcelowe. Na pewno bardzo istotne jest to, żeby bardzo dokładnie określić i opisać w zapytaniu ofertowym swoje potrzeby. Wtedy jest szansa, że rozwiązanie zostanie dopasowane do wymagań.

Generalna tendencja w światowej gospodarce nakazuje dążyć do maksymalnego skracania czasu trwania procesów – również Firmy oferujące działalność magazynową również w obecnej sytuacji rynkowej funkcjonują.. Niestety przy wyborze dopasowanego do naszych potrzeb dostawcy nie mamy takiego komfortu jak w przypadku doboru np.: firmy kurierskiej. Tutaj, aby przetestować wybrane rozwiązanie nie wystarczy jedna próbna akcja zlecona czasem dwóm firmom jednocześnie. Tutaj decydujac sie na wybór konkretnego magazynu musimy założyć przyjamniej rok na dotarcie procedur i pracę w warunkach rzeczywistych. Na pewno potrzeba cierpliwości zarówno w wybieraniu danego rozwiązania, jak i potem w jego testowaniu. Kończąc pozostaje mi życzyć właśnie cierpliwości oraz powodzenia w rozwijaniu biznesu w oparciu o dobrze funkcjnonujący w systemie logistycznym magazyn.

Tomasz Dobczyński
inżynier procesów logistycznych
tomasz.dobczynski@gmail.com