Firma RAW-POL export-import Spółka Jawna to ogólnopolski dystrybutor środków ochrony osobistej (odzież robocza). W 2004 roku jej kierownictwo podjęło decyzję o wymianie dotychczasowego oprogramowania, które w praktyce służyło do ewidencji dokumentów sprzedaży, zakupu, lecz nie wspomagało kompleksowo zarządzania firmą. Wykorzystywane oprogramowanie „półkowe”, mimo wielu przeróbek i „nakładek”, znacznie utrudniało bieżącą pracę firmy, a także realizację jej ambitnych planów rozwoju. Celem właściciela nie był zakup gotowego rozwiązania, choćby popartego wielorakimi referencjami z firm o podobnej branży – wręcz przeciwnie. Miał on świadomość, że jeśli firma chce być liderem na rynku, musi kreować innowacyjne rozwiązania, a nie kopiować gotowe.

Kryteria wdrożenia
Wiedząc, że dowolnie wybrany system będzie musiał podlegać dynamicznemu rozwojowi wraz z firmą, podstawowymi kryteriami wyboru stała się przede wszystkim otwartość nowego systemu, łatwość dokonywania modyfikacji (mierzona czasem ich przygotowania i wdrożenia oraz ceną), a przede wszystkim zaangażowanie i profesjonalizm zespołu wdrożeniowego ze strony dostawcy oprogramowania. Kierując się takimi wytycznymi, na dostawcę systemu ERP inwestor wybrał wrocławską firmę SENTE Systemy Informatyczne, której kilkuosobowy wówczas zespół najlepiej odpowiadał jego oczekiwaniom.

Przebieg wdrożenia systemu ERP
Wdrożenie rozpoczęło się od analizy przedwdrożeniowej i uruchomienia systemu w obszarze logistyki oraz finansów i księgowości. Główny akcent postawiono na takie przygotowanie procesów w firmie i wspierającego je oprogramowania, które umożliwi wyeliminowanie pomyłek w trakcie szykowania towarów do wysyłki. To ważne elementy, ponieważ w branży dostawców odzieży ochronnej czasem bardzo trudno odróżnić poszczególne asortymenty w magazynie (rozmiary odzieży, obuwia), stąd pojawiająca się z tego powodu spora liczba pomyłek, a co za tym idzie wysokie koszty obsługi reklamacji z nimi związane, nie wspominając o niezadowoleniu klienta. Autorzy tego rozwiązania informatycznego szczegółowo opisali jego budowę, koncentrując się na przedstawieniu procedur organizacyjnych w przedsiębiorstwie, które oprogramowanie ma wspierać, a także opisali dokładnie czynności, jakie operator będzie wykonywał za pośrednictwem programu.

System w magazynie wysokiego składu (WMS)
Kolejnym etapem była implementacja oprogramowania w obszarze magazynu wysokiego składu (WMS, ang. Warehouse Management System). To obszar, w którym rozwiązanie również zaprojektowano niemalże od podstaw, na indywidualne zamówienie inwestora. Wdrożony system w wysoce zautomatyzowany sposób wspomaga pracę kilkudziesięciu osób pracujących w obszarze magazynu o powierzchni 10 tys. m2 i ponad 20 tys. lokacji. Otwarta platforma rozwiązania pozwala na jej ciągły stabilny rozwój, a przyjęte wcześniej rozwiązania okazują się na tyle elastyczne, że możliwe jest skuteczne implementowanie wsparcia dla nowych obszarów funkcjonalnych.

Implementacja w praktyce
System WMS w firmie RAW-POL opiera się na urządzeniach mobilnych obsługiwanych przez trzydziestu magazynierów, a także na interfejsie przeznaczonym dla kierownika magazynu. Za pośrednictwem tych urządzeń magazynierzy otrzymują z systemu zlecenia wykonania określonych operacji. Dziennie realizują średnio od 450 do 800 wysyłek. - Zautomatyzowanie operacji wykonywanych w magazynie eliminuje przypadkowość i intuicyjność w pracy magazynierów. Aplikacja porządkuje prace i powoduje, że pracownik nie musi się zastanawiać w które miejsce pójść, jakie towary pobrać i gdzie je rozładować - mówi Wojciech Nowak z firmy SENTE Systemy Informatyczne. Druga, równoważna część oprogramowania pomaga kierownikowi magazynu w zarządzaniu pracą magazynierów. W tym celu system wykorzystuje raporty skonsolidowane, opracowywane w oparciu o szczegółowe analizy danych. Dzięki nim kierownik może m.in. w pełni wiarygodnie oceniać wydajność pracy danego pracownika.

Raport te mogą też zawierać informacje o rotacji poszczególnych produktów w magazynie, czy optymalnym wykorzystaniu powierzchni magazynowej. W tym celu aplikacja wykorzystuje system wczesnego ostrzegania. Dla przykładu, jeśli z jakichś powodów magazynier nie zauważy wysyłanego przez system komunikatu o przepełnieniu hali, wówczas program sam podpowiada najlepsze rozwiązanie tego problemu. Może to rozbić dzięki stałemu śledzeniu informacji o dotychczasowych zamówieniach dostaw. Ewentualne momenty krytyczne przewiduje nawet z kilkutygodniowym wyprzedzeniem. Dzięki temu firma może efektywnie planować kolejne dostawy towarów.

Mniej pomyłek w magazynie
Przedsiębiorstwu zależało na poprawie jakości realizacji zamówień klientów. Głównie chodziło o wyeliminowanie pomyłek magazynierów w trakcie wydawania towarów klientom. Jak mówi Tomasz Stefański, prezes firmy RAW-POL - "Dzięki systemowi kontroli, jaki zapewnia oprogramowanie WMS udało się nam prawie całkowicie wyeliminować pomyłki magazynierów na etapie każdej operacji magazynowej." Jak to możliwe? Program wymaga od magazynierów użycia urządzeń mobilnych, które za pomocą czytnika kodów kreskowych potwierdzają wydanie towaru. Przydziela towarom najbardziej optymalną lokalizację w magazynie, dzięki informacjom otrzymanym na podstawie analizy danych o ich rotacji. Aplikacja SENTE eSystem w obszarze WMS obsługuje też regały typu double deep. Taki układ oznacza, że na przednich i tylnych paletach musi być umieszczony ten sam produkt. Dzięki nim w tej firmie pojemność magazynu zwiększyła się aż o połowę. Tym samym przedsiębiorstwo zmniejszyło koszty składowania towarów aż o 60 procent. Program umożliwia także zmienną dynamikę zarządzania towarami sezonowymi. Dla przykładu planuje, gdzie mają być zlokalizowane letnie i zimowe ubrania ochronne.

Efekty wdrożenia
Dzięki wdrożeniu diametralnie zmienił się zarówno sposób działania tego przedsiębiorstwa, jak również sposób pracy. Dla przykładu, obecnie menadżer koncentruje się na ciągłym polepszaniu działalności przedsiębiorstwa, głównie poprzez wprowadzanie nowych technik sprzedażowych czy negocjacyjnych z dostawcami (wykorzystując w tym celu system SCM, czy systemy aukcyjne dla dostawców). Natomiast działalność operacyjna przedsiębiorstwa jest w wysokim stopniu zautomatyzowana i ze strony operatora systemu wymaga jedynie rutynowej kontroli, w oparciu o wcześniej zdefiniowane wskaźniki. Powyższe czynniki sprawiły, że firma przoduje w swojej branży, kontrolując ponad połowę polskiego rynku środków ochrony osobistej.

Co zdecydowało o powodzeniu wdrożenia?
W całym procesie wdrożenia najważniejszym czynnikiem, który przesądził o jego powodzeniu byli ludzie – członkowie obu zespołów wdrożeniowych. Obie strony zarówno po stronie dostawcy systemu, jaki inwestora, musiały się wykazać cierpliwością i umiejętnością zrozumienia potrzeb drugiej strony, oraz celu biznesowego, jaki miał być osiągnięty za pośrednictwem projektu. Ze strony wykonawcy projekt został zrealizowany, dzięki uniwersalnym kompetencjom konsultantów, którzy zanalizowali problemy pod względem merytorycznym, projektowym i technicznym, by w efekcie zaprogramować i wdrożyć odpowiednie dla tej firmy rozwiązanie informatyczne.

---

Korzyści dla przedsiębiorstwa
Główną korzyścią z wdrożenia systemu zintegrowanego jest zautomatyzowanie większości procedur operacyjnych zachodzących w przedsiębiorstwie w taki sposób, że zwiększenie obrotów ponad trzykrotne nie spowodowało konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników. A ponadto, zwrot kosztów z każdego kolejnego projektu liczony jest w miesiącach, a nie latach. Dzięki przyjętym rozwiązaniom kierownico firmy może koncentrować się na ciągłym doskonaleniu prowadzonej działalności, a nie na działaniach operacyjnych. Wszelkie zmiany w organizacji, nowe pomysły na pracę firmy najpierw znajdują swoje odzwierciedlenie w systemie informatycznym, który następnie odpowiednio wspomaga i steruje pracą operatorów. - Dzięki temu pojęcie „systemu wspomagania zarządzania” nabiera nowego znaczenia – system przestaje pełnić rolę służebną, lecz staje się głównym narzędziem prowadzenia działalności. Tym samym wiedza co do sposobów działania przedsiębiorstwa jest dostępna w systemie i nie zależy wyłącznie od umiejętności, czy wiedzy poszczególnych osób w organizacji – mówi Jakub Czyżowski.

To w znacznym stopniu zwiększa odporność organizacji na czynnik ludzki, który może być zawodny. Mowa tu np. o sytuacji, kiedy zmiana kierownika magazynu może powodować wstrzymanie jego pracy. W opisanej wyżej sytuacji, kiedy magazynem zarządza oprogramowanie, takie niebezpieczeństw wyeliminowane jest praktycznie do zera.
Daniel Kaczkowski
SENTE Systemy Informatyczne Sp. z o.o.
Foto: Sente