IT w magazynach – doświadczenia polskich przedsiębiorstw
Typy systemów IT do zarządzania procesami magazynowymi
Spośród badanych firm, największa grupa (47%) wskazała na użytkowanie modułu magazynowego systemu klasy ERP do zarządzania stanami magazynowymi. Większa część z nich korzysta z podstawowej wersji, bez zarządzania lokalizacjami, wysokim składem itp. Do tej grupy należą przede wszystkim mniejsze przedsiębiorstwa , dysponujące powierzchnią magazynową nie większą niż 5000 mkw. Kolejne 19% firm administruje procesami magazynowymi również poprzez system klasy ERP, ale za pomocą bardziej rozbudowanego modułu magazynowego, dającego możliwość wsparcia lokalizacjami, wysokim składem itp. Nieco ponad 1/3 badanych wskazała na użytkowanie systemu klasy WMS, z czego połowa posiada dedykowany, stworzony na własne potrzeby system. Takie rozwiązania dominują w dużych przedsiębiorstwach, dysponujących dużą powierzchnią magazynową. Pojawiła się również niewielka grupa, która zadeklarowała korzystanie z rozwiązań, które można określić skrótem WES (Warehouse Execution System), które realizują procesy logistyczne na terminalach kodów kreskowych, poprzez interfejs z systemem nadrzędnym klasy ERP.
Wykorzystywane funkcjonalności systemu IT
Systemy IT do zarządzania magazynem, a w szczególności systemy klasy WMS, oferują użytkownikom bardzo szeroką gamę funkcjonalności – od prostego administrowania stanami magazynowmi, aż po tworzenie geografii magazynu czy grupowanie zleceń.
W celu sprawdzenia, które z tych funkcjonalności są rzeczywiście wykorzystywane i w jakim natężeniu, uczestnikom badania PPML zadaliśmy pytanie dotyczące zakresu funkcjonalności rozwiązania IT stosowanego w ich miejscach pracy. Do najczęściej zakreślanych odpowiedzi, poza szerokim pojęciem administracji stanami magazynowymi, należały: prowadzenie inwentaryzacji, realizacja kolejki wydań wg FIFO/FEFO/LIFO, przypisanie towaru do lokalizacji, informacja o dokładnym położeniu towaru oraz rejestracja i nadzór nad partiami dostaw i partiami produkcyjnymi. Powyższe funkcjonalności zostały wskazane przez ponad połowę uczestników badania. Z kolei najrzadziej stosowane są takie funkcjonalności, jak prognozowanie wydajności magazynu i spodziewanej godziny zakończenia operacji na podstawie analizy zawartości zleceń (przed uruchomieniem kompletacji) czy tworzenie geografii magazynu na podstawie prognoz sprzedaży. Najbardziej różnorodne funkcjonalości są wykorzystywane przez użytkowników systemów WMS oraz ERP z rozbudowanym modułem magazynowym.
Koszty inwestycji w system
Połowa menedżerów logistyki zadeklarowała, że rzeczywisty koszt wdrożenia przekroczył planowany budżet. Choć wdrożenie inwestycji w system IT kojarzy się zazwyczaj z dużym i drogim przedsięwzięciem, zakres kwot podawanych przez uczestników jest bardzo zróżnicowany. Planowane koszty wahają się od 50 do 500 tys. złotych i więcej - w zależności od złożoności systemu i jego funkcjonalności. Zastanawiające są różnice w odpowiedziach informatyków i logistyków. Biorąc pod uwagę średnią, menedżerowie logistyki częściej wskazywali na wyższy budżet, co może świadczyć o tym, że patrzą oni na problem planowania inwestycji w bardziej złożony sposób, uwzględniając nie tylko cenę systemu, ale również dodatkowe koszty wprowadzania zmian w procesach i organizacji logistyki, będące konsekwencją wdrożenia systemu. Ponad połowa szefów logistyki, którzy wzięli udział w badaniu, wskazała także, iż rzeczywiste koszty realizacji inwestycji przekroczyły planowany budżet
Źródło: Logisys
Bariery w osiąganiu optymalnych efektów
Najczęściej wskazywaną barierą w osiąganiu optymalnych efektów z wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem jest konieczność wprowadzania nieplanowanych zmian.
Zarządzanie dużym magazynem jest praktycznie niemożliwe, bez wspomagania przez odpowiednio zmodulowany system IT, którego wybór ma kluczowe znaczenie dla efektywności procesów logistycznych. W związku z tym, postanowiliśmy również sprawdzić, jakie czynniki uczestnicy badania wskażą jakie bariery w osiąganiu optymalnych efektów z wdrożenia systemu, na podstawie własnych doświadczeń. Zarówno menedżerowie logistyki, jak i IT za największą przeszkodę uznali konieczność dokonania nieplanowanych zmian. Logistycy, którzy patrzą na inwestycję z nieco szerszej perspektywy, obawiają się również, że wdrożenie zajmie znacznie więcej czasu niż planowano. Wiedzą, że wprowadzenie systemu pociągnie za sobą istotne zmiany w organizacji logistyki magazynowej. W dalszej kolejności badani wskazywali takie bariery, jak brak wystarczających danych, które pozwalają uwzględnić wszystkie czynniki wpływające na efekt końcowy, niedopasowanie funkcjonalności do realiów procesowych oraz niewystarczające zrozumienie założeń inwestycji. Największe obawy wiążą się zatem z nieprecyzyjnym dopasowaniem systemu do potrzeb przedsiębiorstwa. Należy jednak podkreślić, iż stosunkowo duża liczba uczestników wskazała na brak barier w osiąganiu optymalnych efektów. Aby osiągnąć taki poziom zadowolenia, trzeba już na etapie projektu przyjrzeć się każdej najmniejszej operacji logistycznej i precyzyjnie zdefiniować procesy oraz określić potrzeby potencjalnemu dostawcy systemu.
Źródło: Logisys
Kilka słów o projekcie badawczym:
V edycja Badań PPML została zrealizowana w drugiej połowie 2013 roku, za pomocą metody sondażu diagnostycznego. Do pozyskania danych posłużono się techniką ankietową. Dobór próby badawczej miał charakter celowy. Ankieta była skierowana do osób odpowiadających za logistykę oraz IT w polskich przedsiębiorstwach. Wnioski z badań zostały sformułowane na podstawie 346 w pełni wypełnionych ankiet, w tym 263 przez menedżerów logistyki i 63 przez dyrektorów IT. W efekcie powstał raport „Systemy informatyczne w polskich magazynach”, który został opublikowany w marcu 2014 roku.
Panel Polskich Menedżerów Logistyki to projekt firmy Logisys, w ramach którego menedżerowie logistyki mogą podzielić się swoim doświadczeniem związanym ze stanem zarządzania logistyką w polskich firmach. Jest to unikalne przedsięwzięcie, dzięki któremu polscy menedżerowie odpowiedzialni za logistykę będą lepiej przygotowani do podejmowania decyzji o projektach i inwestycjach logistycznych. Dzięki czterem dotychczasowym edycjom udało się zbudować bazę wiedzy na temat projektów logistycznych realizowanych w polskich przedsiębiorstwach, pozycji logistyki w strukturach polskich firm, problemów związanych z inwestowaniem w nowe magazyny oraz doświadczeń z wdrożeń automatyki magazynowej. Więcej informacji: www.logisys.pl www.agilero.pl
Magda Kozielska, Lider Badania PPML
Logisys Sp. z o.o
