Dzięki rozpowszechnionemu już na całym świecie procesowi digitalizacji dokumentów i szeroko wykorzystywanym w tym zakresie nowym technologiom, zlecanie kompleksowej obsługi korespondencji codziennej zewnętrznym instytucjom staje się coraz bardziej popularne zarówno wśród międzynarodowych korporacji, jak też niewielkich, krajowych przedsiębiorstw.

Outsourcing usług pocztowych to nic innego, jak przekazanie procesu przygotowania, wydruku, rejestracji, doręczenia i archiwizacji korespondencji firmie specjalizującej się w tego typu usługach. Z kolei dla tych, którzy chcą pójść jeszcze krok dalej najlepszym i niezwykle funkcjonalnym rozwiązaniem jest poczta hybrydowa. Absolutną nowością na naszym rynku jest usługa Power Post, oparta na tej nowoczesnej technologii, oferowana przez Mass Mailing Integrated.

Korespondencja firmowa – realizować we własnym zakresie czy zlecać specjalistom?
Zarządzanie korespondencją wychodzącą jest procesem czasochłonnym i skomplikowanym logistycznie, wymagającym zaangażowania dużych zasobów kadrowych i dysponowania odpowiednio przygotowanym zapleczem technicznym. Samodzielna obsługa poczty wychodzącej – w przeciwieństwie do zlecenia tego procesu wyspecjalizowanej firmie – generuje przede wszystkim znacząco wyższe koszty przygotowania, wydruku, rejestrowania, doręczenia i w końcu archiwizacji korespondencji.

Zastosowanie zewnętrznego modelu zarządzania masową ilością listów, faktur czy umów bezpośrednio wpływa również na podniesienie efektywności działania firmy. Ogromne znaczenie ma w tym przypadku nie tylko specjalistyczna wiedza i doświadczenie operatora, ale przede wszystkim narzędzia i systemy informatyczne, którymi dysponuje. Zaawansowane rozwiązania technologiczne takie, jak chociażby Power Post z jednej strony wspomagają obsługę korespondencji, z drugiej z kolei zapewniają optymalizację procesu obiegu dokumentów, redukując jednocześnie koszty z tym związane. Firmy korzystające z outsourcingu usług pocztowych mogą liczyć nawet na 20% oszczędności zarówno w kontekście finansowym, jak i potencjału ludzkiego. Dodatkowo mają możliwość kontroli procesów i kosztów wysyłki korespondencji firmowej wychodzącej z różnych działów. Między innymi dlatego outsourcing usług pocztowych zyskuje w Polsce coraz większą popularność.

Zarządzanie korespondencją – jak znaleźć optymalne rozwiązanie?
Dynamiczny rozwój teleinformatyczny sprawia, że tradycyjny model logistyki pocztowej - zakładający fizyczne odbieranie i doręczanie korespondencji - jest znacznie mniej efektywny i jednocześnie dużo droższy niż coraz częściej go zastępujący elektroniczny transfer dokumentów. Dlatego firmy świadczące usługi z zakresu outsourcingu usług pocztowych szukają nowych narzędzi, które znacząco usprawniają ten proces.

Najatrakcyjniejszym rozwiązaniem rynkowym, podnoszącym efektywność zarządzania korespondencją, jest technologia poczty hybrydowej, która łączy w sobie zalety poczty e-mail, wykorzystując przy tym najbardziej funkcjonalne elementy tradycyjnych usług pocztowych. Najprościej mówiąc, dzięki poczcie hybrydowej korespondencja wysłana drogą elektroniczną – czyli bez wychodzenia z domu czy biura – trafia finalnie w tradycyjnej, papierowej wersji do jej adresata. Jej użyteczność cenią szczególnie masowi nadawcy instytucjonalni, wysyłający duże ilości korespondencji firmowej. Niezawodnym rozwiązaniem jest w ich przypadku Power Post – najbardziej efektywna czasowo, jak też finansowo usługa oparta na technologii poczty hybrydowej, oferowana przez spółkę Mass Mailing Integrated we współpracy z firmą InPost. W tym modelu niezwykle szybko i sprawnie przebiega proces obsługi korespondencji, ponieważ Power Post umożliwia natychmiastową wysyłkę dokumentów generowanych na komputerze z dostępem do Internetu, bez potrzeby tracenia czasu na drukowanie, kopertowanie, adresowanie i wizyty na poczcie. Połączone siły MMI oraz InPost gwarantują zatem dzięki Power Post – przy znacznej oszczędności czasu i nawet 20% redukcji kosztów operacyjnych – kompleksowy i nowoczesny sposób nadawania korespondencji.

Power Post – niestandardowa usługa dla „wszystkich”?

Powierzenie zarządzania korespondencją firmową zewnętrznym podmiotom jest szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem w przypadku banków czy operatorów telefonii komórkowej, nadających przesyłki do odbiorców masowych. Lista beneficjentów – ze względu na funkcjonalność Power Post – jest znacznie dłuższa, obejmując również instytucje publiczne, spółdzielnie mieszkaniowe, dostawców mediów i TV czy firmy ubezpieczeniowe i windykacyjne.

Mimo atrakcyjności rozwiązania jakim jest Power Post, oferta firm outsourcingowych świadczących tego rodzaju usługę nie jest wbrew pozorom szeroka. Warto zatem – zlecając kompleksową obsługę korespondencji zewnętrznym podmiotom – zwrócić uwagę nie tylko na cenę usług, ale również na zakres i innowacyjność jej oferty. Instytucje masowo nadające korespondencję – ceniące profesjonalizm – powinny oprzeć ten proces na systemie poczty hybrydowej – szybszej, bardziej efektywnej, bezpiecznej i przede wszystkim tańszej niż tradycyjny model logistyki pocztowej. Dla nich dedykowane jest również najnowsze rozwiązanie firmy MMI – usługa Power Post.

Robert Giersz,
Dyrektor Zarządzający Mass Mailing Integrated (MMI)
Foto: MMI